לוגו MVP ייעוץ עסקי

בניית תקציב שנתי

בניית תקציב שנתי הוא עניין משמעותי ביותר שהעסק נדרש לו, בין אם זהו עסק קטן שבו פועל רק אדם אחד ובין אם זהו ארגון בינלאומי גדוש סניפים ברחבי העולם. התקציב השנתי הוא אמצעי אפקטיבי לתכנון כל שנת העבודה, כך שיתרחשו הן עמידה ביעדים, הן התנהלות רצויה ומצופה מבחינתו של הארגון והן מקסום מטרות חדשות שהארגון הציב לעצמו קודם לכן.

 

יתרונות התקציב השנתי

תקציב "ממסגר" את העסק, כך שהוא יוכל לעקוב, לפקח ולשלוט היטב בכל הוצאותיו ולהיערך לכל שינוי תזרימי לאורך השנה, לעתים גם לערוך תיקונים והתאמות. זהו בסיס בניית התזרים העסקי שמאפשר להבין מתי נדרשים גיוס אשראי או מאמצי מכירות מוגברים למשל, להיערך אליהם בהתאם ולהכין את השטח לפני הפעולה, כך שהם יבוצעו על הצד הטוב ביותר.

ועוד כמה יתרונות שחשוב שתכירו:

  • תקציב משפר את היכולת להקצות משאבים ולנהל אותם
  • תקציב מסודר מפתח חשיבה ומאפשר לראות קדימה
  • תקציב מסודר גם משפר את רמת שיתוף הפעולה והתיאום בין עובדים ומחלקות בארגון
  • פרסום של התקציב לעובדיו מאפשר להם לתפוס את ההתנהלות הכוללת של העסק ולהגדיל ראש מתוך תודעה מנהלתית יותר. 

 

כיצד בונים תקציב?

כדי להיערך לשנה החדשה שתבוא עליכם לטובה, אתם נדרשים לאסוף מגוון רחב של נתונים מהעבר. מדובר בהיסטוריה הכלכלית שלכם, שכוללת חשבוניות ללקוחות, נתונים מספירות מלאי שנערכו, תקציבים שנתיים קודמים, הוצאות והתחייבויות. 

הנתונים הללו משמשים כבסיס, אבל מאפשרים לכם לגשת בצורה טובה יותר גם לקבלת ייעוץ פיננסי שיבין כיצד להתאים לכם את התקציב השנתי הנוכחי על סמך פעולות העבר והמטרות שטרם הושגו. 

אחרי שהנתונים הושגו ונאספו במרוכז, יהיה ניתן לקבוע את כל הנחות העבודה להמשך הפעילות:

האם השנה נרצה להתרחב או אולי להצטמצם? האם עדיף להחליף ספקים או להישאר עם הקבועים והמוכרים? האם צריך להתרחב לקהלים או שווקים נוספים משום שהנוכחיים לא יפיקו את המטרות של הארגון? האם גילינו על לקוחות שהפעילות עמם גרמה להפסד? אולי מוצרים שהביאו להפסד?

איסוף נתוני העבר והנחות העבודה הוא למעשה מצב של איסוף מידע כולל ולכן אפשר להשתמש בו כדי לנתח את העלויות העתידיות של תפעולו וניהולו של העסק ולהבין מהו התקציב הנדרש ממנו לשנה הקרובה. כמובן שלא רק התקציב "נולד" בעקבות הנתונים, אלא גם יעדים חשובים, כמו צפי ההכנסות וההוצאות שעשוי ללמד על תוספת עובדים והעלאת משכורות, רכישת ציוד חדש ועוד.

סך ההוצאות וההכנסות מאפשרים בניית תזרים שמאפשר גם להבין האם סך התקציב מגיע מהמקורות העצמיים של אותו עסק, או שהוא נדרש לגיוס הון או אשראי נוספים בהיקף כלשהו. 

 

תקציב נולד – מהן הטעויות הנפוצות בבנייתו?

בניית תקציב שנתי היא לא מדע מדויק ואפשר לתקן או לשפר את תוכנית העבודה שנוצרה ממנו לאורך הזמן. אבל כדי למנוע חזרה פעם אחר פעם לתוכנית כתוצאה מפעולות לא מאורגנות או מדויקות מספיק, הנה מספר טעויות שבעלי עסקים רבים עושים בבניית התקציב השנתי:

 

התקציב "הרגיל" לעומת ה"שנתי"

תקציב רגיל הוא תקציב שנתי כך שיהיה מיותר להפריד בין השניים או לשער שהתקציב הרגיל הוא תקציב לכמה שנים. למעשה, עסקים דינמיים שפועלים בשווקים תחרותיים במיוחד יצטרכו לבנות את התקציב אפילו לטווח של פחות משנה אחת, כמו למשל תוכניות חציוניות ורבעוניות. הדבר יאפשר להן להכיל שינויים ולהתנהל בגמישות טובה יותר.

 

כאן אין שגר ושכח

בניתם תקציב שנתי וזה יופי, אבל במגירה הוא חסר כל ערך. וודאו שאתם עוקבים אחרי התקציב והתוכנית העסקית, שיש לכם מועדים קבועים לבדיקת התוכנית ובהם אתם גם מוודאים שהעסק מתנהל על סמך הקביעות שהגדרתם לו. 

 

פזרנות ברגע האחרון

סוף השנה הוא כאב ראש אמיתי לבעלי העסק, שבו הרכש ומחלקות הכספים בודקים שוב את התקציב ומבררים האם נותר הון שלא מוצה עדיין. בעלי עסקים רבים מתייחסים לאותו הון בלתי ממומש בדיוק כפי שהם מתייחסים לכסף שהתגלה בכיסים: הוא פשוט עובר מהם הלאה. 

העסק נכנס למאניית רכישות, לפזרנות ולחוסר איזון, מה שעלול להתגלות בתחילת השנה כ"מכות בכנפיים". אם קיים עודף משמעותי במהלך הרבעון האחרון שלא נבע ממהלכי התייעלות קודמים, זה סימן שלא בוצעה חלוקה נכונה בפעילות השוטפת ושצריך לחזור לתוכניות העבודה כדי להבין מדוע זה נגרם. 

 

הסתמכות יתר על נתוני עבר

כפי שציינו, הדרך הקלה ביותר לבנות את התקציב השנתי היא לעדכן אותו בהתאם למה שכבר נעשה. אלא שעסקים שיצמדו רק למה שכבר בוצע נשאבים לקונספציה שעשויה להוליד תובנות שגויות. לכן כיום בעולם העסקי משתמשים בתהליך אסטרטגי בשם Zero Base Budget – תהליך ירידה לפרטים הקטנטנים ביותר, כך שנמנעת השתרשות של טעויות עבר ונוצרת הלימה טובה יותר בין התקציב למטרות הארגון. 

 

מתקנים בתנועה

תקציב שנתי נבנה On-Going כך שהוא מסוגל לספוג שינויים או אי דיוקים. המטרה היא לדייק ככל האפשר, מבלי להפוך את התקציב למוצר קשיח. שינויים מתרחשים בעולמנו הדינמי ללא הרף וכל אחד ולו הקטן ביותר שבהם עשוי להשפיע באופן משמעותי דווקא על התחום או העסק שלנו. 

את בדיקת התקציב צריך לערוך ברמה רבעונית, חודשית ואם ישנם פרויקטים מסוימים אז גם ברמה יומית. המעקב הזה אמור להפוך לנוהל עבודה ממש כדי שהעסק יהיה אחראי באופן מלא ושוטף לתקציב שלו והוא מגיע לידי ביטוי עוד מתהליך ההכנה המוקדם. 

 

בניית תקציב שנתי – שבועיים ועד חודשיים

זהו בערך פרק הזמן שבו אתם אמורים להקים את התקציב השנתי לשנה הבאה, אך כמובן שגם כאן ישנם פרקי זמן חריגים יותר בהתאם לסוג הפעילות העסקית ותהליך האיסוף שהחברה נדרשת לו. העיקרון החשוב ביותר הוא שלדיונים בנוגע לתקציב יהיו התחלה, אמצע וסוף מוגדרים כך שההחלטות יתקבלו ולא תיווצר סחבת מיותרת. 

 

אל תשכחו את הקצאת הרזרבות

מסגרת התקציב נשברת לא פעם כפי שאתם מבינים, בעקבות אירועים בלתי צפויים. ולכן עסקים רבים נוהגים להקצות רזרבות תקציביות, בדרך כלל של עד 5% מנתח התקציב. המטרה היא לשמור בצד "ליום גשום" אך גם לא לאחסן סכומי עתק. גם כאן חשוב שיהיה מי שינהל כראוי את הרזרבה ויראה את התמונה הכוללת לגביה – האם ומתי בדיוק משתמשים ובאיזה חלק מתוכה. 

 

בניית תקציב גם לקטנים

תקציב שנתי הוא מונח שלעתים מרתיע בעלי עסקים קטנים שעסוקים בלשרוד את היום או שלא מרימים את הראש מהדלפק כדי לתכנן מהלכים ותהליכים ארוכי טווח. עקרונית זה נכון – רמת השליטה בעסק הקטן גדולה למדי: בעל העסק יכול לבדוק הוצאות והכנסות בכל רגע נתון וללמוד על מצבו. 

אלא שכפי שמשפחות גרעיניות זקוקות לניהול תקציב כדי לתכנן רכישות והוצאות תוך עמידה בהתחייבויות, כך גם עסקים בכל סדרי הגודל, על אחת כמה וכמה כאשר הם מעוניינים להתרחב, להתפתח ולגרוף רווחים גדולים יותר עוד השנה. 

חברת MPV מעמידה לרשותכם את טובי המומחים בזירה העסקית המקצועית, כולל כלכלנים ויועצים פיננסיים, מומחים לגיוס הון, מאמנים עסקיים משויפים ויועצים מנוסים במיוחד שיוכלו לבנות יחד אתכם תקציב שנתי מסודר הקולע לכל המטרות. חייגו אלינו כבר עכשיו ונשמח לפגוש אתכם. 

לוגו MVP ייעוץ עסקי

אם. וי .פי בי הינו משרד לייעוץ עסקים מהמובילים בארץ בניהולם של סבינה בירן וג'קי אהרן.

לוקחים את העסק שלך
צעד אחד קדימה!

השירותים שלנו
מידע נוסף בנושא